Processus Achats en PME : de la Demande d'Achat au Paiement
Dans beaucoup de PME marocaines, le processus achats tient en une phrase : « Quelqu'un a besoin de quelque chose, il appelle un fournisseur. » Ça marche tant que l'entreprise est petite. Au-delà d'une certaine taille, cette souplesse devient une fuite : des achats en double, des prix jamais comparés, des factures payées sans vérification, et une direction financière qui découvre les engagements au moment de payer.
Structurer ses achats ne veut pas dire créer une bureaucratie. Cela veut dire que chaque dirham dépensé suit un chemin connu, avec les contrôles juste nécessaires.
Les sept étapes du processus
1. L'expression du besoin (demande d'achat). Le demandeur décrit ce dont il a besoin, la quantité, la date souhaitée, et idéalement le budget ou le centre de coût. Pour les articles stockés, c'est souvent le système qui génère la demande à partir des points de commande.
2. La validation de la demande. Le responsable hiérarchique ou budgétaire valide l'opportunité de la dépense. Les seuils de validation dépendent du montant.
3. La consultation et le choix du fournisseur. Pour les achats récurrents, un fournisseur référencé avec un contrat existe déjà. Pour les achats ponctuels ou importants, on consulte plusieurs fournisseurs. Voir l'appel d'offres privé et le cahier des charges achat.
4. Le bon de commande. C'est l'engagement juridique de l'entreprise. Il précise la référence, la quantité, le prix, le délai, les conditions de livraison et de paiement. Aucun achat ne devrait se faire sans bon de commande, sauf exceptions définies (petites dépenses, abonnements sous contrat).
5. La réception. Le magasin ou le demandeur confirme ce qui a été réellement reçu, en quantité et en qualité. Voir la procédure de réception des marchandises.
6. Le contrôle de la facture. C'est le fameux rapprochement à trois voies : bon de commande, bon de réception et facture doivent concorder. Une facture qui ne correspond pas à une commande ou à une réception est bloquée.
7. Le paiement, selon les conditions négociées et dans le respect des délais légaux. Au Maroc, la loi 69-21 encadre les délais de paiement entre entreprises. Voir les délais de paiement au Maroc.
Qui valide quoi : la matrice des délégations
| Montant de l'achat | Validation de la demande | Nombre de devis minimum | Signature du bon de commande |
|---|---|---|---|
| Petit montant | Responsable de service | 1 | Acheteur |
| Montant intermédiaire | Directeur de département | 2 à 3 | Responsable achats |
| Montant important | Direction générale | 3 et plus, ou appel d'offres | Direction générale |
Les seuils sont propres à chaque entreprise. L'important est qu'ils soient écrits, connus et respectés.
La séparation des tâches
Un principe de contrôle interne élémentaire : la même personne ne doit pas pouvoir commander, réceptionner et valider le paiement. Dans une petite entreprise, ce n'est pas toujours possible, mais on peut au moins séparer la commande du paiement.
La plupart des fraudes et des erreurs d'achat que l'on découvre en audit passent par une seule faille : une personne qui peut à la fois choisir le fournisseur, confirmer la réception et déclencher le paiement. Séparer ces rôles coûte peu et protège tout le monde, y compris les collaborateurs honnêtes.
Les erreurs qui coûtent cher
- Les commandes régularisées après coup : le fournisseur a déjà livré, on crée le bon de commande pour pouvoir payer. Le prix n'a jamais été négocié.
- L'absence de référentiel fournisseurs : on ne sait plus avec qui l'on travaille, à quelles conditions.
- Des achats éparpillés : cinq services achètent les mêmes fournitures chez cinq fournisseurs différents. Voir les achats indirects.
- Des factures payées sans rapprochement.
- Aucun suivi des délais fournisseurs, alors qu'ils conditionnent les stocks. Voir le lead time fournisseur.
Mesurer le processus
Quelques indicateurs simples permettent de piloter : taux d'achats avec bon de commande préalable, délai moyen de traitement d'une demande, part des dépenses couvertes par un contrat, taux de factures bloquées au rapprochement. Voir les KPI achats.
Par où commencer
- Écrire la matrice des délégations.
- Imposer le bon de commande préalable, avec quelques exceptions listées.
- Mettre en place le rapprochement à trois voies avant paiement.
- Constituer un référentiel fournisseurs avec contrats et conditions.
- Mesurer, puis automatiser dans l'ERP.
Ce qu'il faut retenir
Un processus achats solide suit sept étapes, de la demande au paiement, avec des seuils de validation écrits, une séparation des tâches et un rapprochement commande-réception-facture. Les articles de ce dossier détaillent chaque étape : évaluation des fournisseurs, contrat-cadre, pénalités de retard, make or buy et sourcing en Chine ou en Turquie et en Égypte.
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Youssef B — 20+ ans de terrain, 110+ missions, 0 commission éditeur.